Privacy policy

Privacy Policy | versie 8 maart 2024

Deze Privacy Policy werd het laatst herzien op 8 maart 2024 en wordt regelmatig geactualiseerd.

De meest recente versie is steeds gratis te consulteren op een website van Advisory Team, www.hugo-recruitment.com.

Hugo Recruitment is een door Advisory Team gebruikte commerciële benaming.

1. Doelstelling privacy policy

Deze Privacy Policy heeft tot doel uit te leggen welke persoonsgegevens van u worden verwerkt en waarom en hoe dit gebeurt. Daarnaast worden ook uw rechten uiteengezet.

Neem rustig de tijd om deze Privacy Policy grondig te lezen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Uw gegevens worden verwerkt door Advisory Team, met maatschappelijke zetel te 1653 Beersel, Bruineputstraat 56 ingeschreven in de KBO onder het nummer 0735.851.896.

Dit gebeurt in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen zijnde de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en de Europese Verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de GDPR of AVG), en alle wijzigingen hiervan.

In geval van vragen of klachten, kan u ons contacteren via e-mail: privacy@hugo-recruitment.com of per post op het adres van de maatschappelijke zetel.

3. Persoonsgegevens die worden verwerkt

Onder Persoonsgegevens dient in deze Privacy Policy te worden verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Volgende categorieën persoonsgegevens worden door Advisory Team verwerkt:

3.1. Voor kandidaten

Wanneer u voor een specifieke functie solliciteert of wanneer u zich als vrije sollicitant inschrijft:

· Persoonlijke identificatiegegevens: onder meer naam, titel, adres, telefoonnummer

· Persoonlijke bijzonderheden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, taal

· Contactgegevens: onder meer adres, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn profiel, skype-naam

· Financiële gegevens: onder meer bankgegevens, financiële informatie in geval van eventueel antecedentenonderzoek en burgerservicenummer en andere belastinginformatie

· Ingevulde gegevens in het kader van uw sollicitatie: onder meer opleiding, werkervaring, jobvoorkeuren, loongegevens en datum van beschikbaarheid.

· Aangeleverde documenten in het kader van uw kandidatuur: onder meer cv, motivatiebrieven en aanbevelingsbrieven

· Informatie die anderen over u verstrekken (zie ook titel 5.2)

· (Pas)foto

· Informatie gebruik website: onder meer IP-adres, gebruiksinformatie (inclusief de data en tijdstippen waarop en de frequentie waarmee u onze diensten gebruikt), gebruikerskeuzes (bv. marketingvoorkeuren), gebruikersrapporten, logboeken en probleemanalyses, apparaatgegevens wanneer u onze diensten installeert, bezoekt of gebruikt, gegevens over websitenavigatie (o.a. bekeken pagina’s, bv. op de websites van Advisory Team), geschiedenis van e-mailcommunicatie met Advisory Team, locatiegegevens (afgeleid uit vacatures, IP-adres, sollicitatiegeschiedenis of opgeslagen systeemgegevens), gegevens over accounttoegang (bijv. pincodes ten behoeve van accountverificatie).

In geval u verder komt in het sollicitatieproces, worden eveneens volgende gegevens verwerkt in kader van een evaluatie:

· Notities gemaakt tijdens en naar aanleiding van contactname en interview

· Testresultaten en evaluatierapporten

3.2. Voor opdrachtgevers

Wanneer u een beroep doet op Advisory Team voor werving en selectie verwerkt zij:

· Persoonlijke identificatiegegevens: onder meer naam, titel, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, sector

· Contactgegevens: onder meer adres, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn profiel, skype-naam

· Facturatiegegevens: onder meer bankrekeningnummer, bankgegevens, betalingstermijn

· Informatie die anderen over u verstrekken (zie ook titel 5.2)

· Publieke gegevens: gegevens (vrij) consulteerbaar via de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de website van de opdrachtgever of het internet in het algemeen

· Notities met betrekking tot samenwerking en feedback

· Informatie gebruik website: informatie met betrekking tot uw online interactie met profielen van kandidaten, informatie met betrekking tot uw online interactie met andere door Advisory Team gepubliceerde materialen, IP-adres, extra gebruiksinformatie die u aan ons wilt meedelen (inclusief de data, tijdstippen en frequentie waarmee u onze diensten bezoekt), gebruikerskeuzes (bv. marketingvoorkeuren), gebruikersrapporten, logboeken en probleemanalyses, apparaatgegevens wanneer u onze diensten installeert, bezoekt of gebruikt, gegevens over websitenavigatie (bv. bekeken pagina’s (beperkt tot websites van Advisory Team), e-mailcommunicatie met Advisory Team, locatiegegevens (afgeleid uit vacatures, IP-adres, sollicitatiegeschiedenis of opgeslagen systeemgegevens), gegevens over accounttoegang (bv. pincodes ten behoeve van accountverificatie).

Persoonsgegevens van gevoelige aard zoals huidskleur, etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienst, gezondheidstoestand of gerechtelijke gegevens, worden door Advisory Team niet gevraagd of verwerkt.

Mocht er in het kader van een bepaald dossier toch een vraag zijn naar gevoelige gegevens (bv. gezondheidsvereiste voor een bepaalde functie), dan worden deze gegevens door een consultant van Advisory Team persoonlijk met u besproken.

4. Doeleinden en grondslagen van/voor verwerking

Uw persoonsgegevens worden enkel voor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven doeleinde verzameld en verwerkt. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk om het doeleinde in kwestie te bereiken.

4.1. Voor kandidaten

Als vrije sollicitant worden uw persoonsgegevens verwerkt met als doel u te matchen aan en op de hoogte te houden van openstaande vacatures die aansluiten bij uw profiel.

Wanneer u zich inschrijft op de nieuwsbrief van Advisory Team, geeft u Advisory Team uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming om u direct marketing te bezorgen. U heeft het recht uw toestemming op elk moment in te trekken.

Als gerichte sollicitant worden uw persoonsgegegevens verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatie-/evaluatietraject voor een welbepaalde functie.

4.2. Voor opdrachtgevers

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om het contract dat u met Advisory Team wenst te sluiten of gesloten heeft op een correcte manier te kunnen uitvoeren. De verwerking van uw persoonsgegevens maakt het mogelijk haar diensten bepaald in onze algemene voorwaarden te kunnen aanbieden.

Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het versturen van:

· informatie over de diensten van Advisory Team in het kader van toekomstige, lopende of uitgevoerde opdrachten

· kwaliteitsopvolging in functie van de uitgevoerde opdrachten

· facturatie en betalingen

4.3. Voor kandidaten en opdrachtgevers

Informatie verzameld bij het gebruik van de website van Advisory Team wordt gebruikt voor het verzorgen en verbeteren van de website van Advisory Team en het opnemen van persoonsgegevens in pseudoanonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kan achterhaald worden, met als rechtsgrond de legitieme belangen van Advisory Team om haar website en dienstverlening voortdurend te kunnen verbeteren.

Advisory Team behoudt zich het recht om persoonsgegevens van zowel kandidaten als opdrachtgevers te verwerken indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op haar rust, noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of om haar te helpen bij het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

5. Wijzen van verzameling

Advisory Team verzamelt persoonsgegevens op volgende manieren:

5.1. Persoonsgegevens die u als kandidaat of opdrachtgever zelf aan ons verstrekt

U kan op verschillende wijzen persoonsgegevens bezorgen aan Advisory Team onder meer via

· het invoeren van uw gegevens op de website van Advisory Team,

· via het invullen van een (digitaal) sollicitatieformulier bij het solliciteren op een welbepaalde functie,

· het achterlaten van uw een geprint cv op een rekruteringsevenement, jobbeurs of kantoor van Advisory Team,

· het persoonlijk afgeven van uw visitekaartje op een rekruteringsevenement, jobbeurs of kantoor van Advisory Team

· het mailen van uw cv of ander informatie aan een consultant van Advisory Team

· het voeren van een sollicitatiegesprek met een consultant van Advisory Team

5.2. Persoonsgegevens die wij uit andere bronnen ontvangen

Advisory Team ontvangt ook persoonsgegevens uit andere bronnen.

Onder meer:

· Wanneer Advisory Team zoekt naar kandidaten via externe bronnen, zoals LinkedIn en andere vacaturesites, waarvan zij uw persoonlijke informatie verkrijgt

· Uw referenten kunnen persoonlijke informatie over u verstrekken

· (Andere) opdrachtgevers, (andere) kandidaten en derden kunnen persoonlijke informatie over u met Advisory Team delen

· Via lijsten van deelnemers aan relevante evenementen

· Via extern marktonderzoek en door online en offline media te analyseren.

5.3. Persoonsgegevens die Advisory Team automatisch verzamelt

Voor zover u de website van Advisory Team bezoekt of een e-mail van haar leest of erop klikt, verzamelt Advisory Team uw gegevens in voorkomend geval en in overeenstemming met lokale wet- en regelgeving ook automatisch (bv. via scripts voor het volgen van websites, zoals cookies of pixels).

In geval van gebruik van cookies, verzamelt Advisory Team uw persoonsgegevens in overeenstemming met de cookie-instellingen die u aangevinkt heeft via de link Cookievoorkeuren aan de boven- of onderkant van de website of de instellingen in uw browser.

6. Plaats van verwerking

Er wordt steeds gewaakt of het verwerken van identificeerbare persoonsgegevens binnen de EER kan plaatsvinden (zo is er de hosting van deze website in een Belgisch datacenter en maakt Advisory Team gebruik van de Microsoft 365).

Wanneer er toch een overdracht gaat plaatsvinden buiten de EER, dan wordt er steeds nagekeken op welke manier passende waarborgen kunnen geïmplementeerd worden.

7. Toegangsrechten en verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden

In voorkomend geval en in overeenstemming met de lokale wet- en regelgeving deelt Advisory Team uw persoonsgegevens meestal met de volgende categorieën van personen:

· Geschikte collega’s bij Advisory Team,

· Personen en organisaties die informatie hebben in verband met uw referentie of sollicitatie om bij ons te werken, zoals huidige, voormalige of toekomstige werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzend- en rekruteringskantoren,

· Belasting-, audit- of andere autoriteiten, wanneer Advisory Team te goeder trouw meent dat de wet of andere regelgeving van haar verlangt dat zij deze gegevens deelt (bv. wegens een verzoek van een belastingautoriteit of in verband met verwachte rechtszaken),

· Dienstverleners die namens Advisory Team functies uitvoert (met inbegrip van externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs, zoals advocaten, auditors en accountants, administratieve functies, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die test- en ontwikkelingswerkzaamheden aan bedrijfstechnologische Systemen van Advisory Team uitvoert),

· Externe aanbieders van IT-diensten en documentopslag wanneer Advisory Team een geschikte verwerkingsovereenkomst (of vergelijkbare bescherming) heeft,

· Platforms en leveranciers van marketingtechnologie, en

· Als Advisory Team in de toekomst fuseert met of overgenomen wordt door een ander bedrijf of een andere onderneming (of zinvolle gesprekken voert over een dergelijke mogelijkheid), kan zij uw persoonsgegevens delen met de (toekomstige) nieuwe eigenaars van het bedrijf of de onderneming.

Er zijn ook bepaalde categorieën van personen met wie Advisory Team uw persoonsgegevens deelt als u een kandidaat bent of persoon wiens gegevens Advisory Team ontvangen heeft (bv. een referent).

Als u een kandidaat bent, kan Advisory Team uw persoonsgegevens ook delen met de volgende categorieën van personen:

· potentiële werkgevers en andere rekruteringskantoren/organisaties om uw kansen op het vinden van werk te vergroten,

· externe partners, vacaturebanken, vacatureplatforms, job aggregators, softwareproviders en clouddatabases wanneer Advisory Team van mening is dat dit de kansen vergroot om de juiste baan voor u te vinden of onze rekruteringsprocessen in het algemeen verbetert,

· derden die Advisory Team heeft ingehuurd om diensten te verlenen, zoals het controleren van referenties, kwalificaties en strafrechtelijke veroordelingen, voor zover deze controles passend en in overeenstemming met lokale wetgeving zijn,

· interne en externe accountants van opdrachtgevers van Advisory Team wanneer zij deze gegevens op verzoek met hen moeten delen om te voldoen aan haar contractuele of regelgevende verplichtingen, en

· derden die Advisory Team helpen bij het ontwikkelen van diensten en processen om het selectieproces van kandidaten te optimaliseren om de kwaliteit en efficiëntie van rekruteringsdiensten te verbeteren.

Als u een referent van een van de kandidaten van Advisory Team bent, kan Advisory Team uw persoonsgegevens ook delen met de volgende categorieën van personen:

· derden die zij heeft ingehuurd om diensten te verlenen, zoals het controleren van referenties, kwalificaties en strafrechtelijke veroordelingen, voor zover deze controles passend en in overeenstemming met lokale wetgeving zijn; en

· interne en externe accountants van opdrachtgevers van Advisory Team wanneer zij deze gegevens op verzoek met hen moeten delen om te voldoen aan haar contractuele of regelgevende verplichtingen.

8. Bewaringstermijn

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de doelen zoals omschreven onder titel 4 te bereiken.

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.

9. Bescherming persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Advisory Team steeds met de meeste omzichtigheid en in veilige omstandigheden verwerkt.

Er wordt steeds gebruik gemaakt van softwarepakketten die regelmatig geüpdatet worden en de toegang tot de gegevens wordt beschermd door verschillende, geregeld wijzigende paswoorden.

De toegang tot het fysieke kantoor wordt beperkt tot bevoegde personen.

De technische en organisatorische beschermingsmaatregelen zoals de antivirus, de firewalls, de toegangscontroles en de grondige selectie van medewerkers, personeel en leveranciers worden aangewend om ongeoorloofde toegang, verliezen of openbaarmakingen van uw gegevens te vermijden.

10. Uw rechten

U heeft bepaalde rechten m.b.t. persoonsgegevens die door Advisory Team verwerkt worden.

U kan deze rechten uitoefenen door middel van een gedateerde, ondertekende aanvraag, die u per post kan richten aan Advisory Team op het adres van haar maatschappelijke zetel of per e-mail via privacy@hugo-recruitment.com.

Advisory Team beantwoordt uw verzoek zonder onnodige vertraging, maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst ervan. In geval van een verlenging van de antwoordtermijn of in het geval dat zij geen gevolg geeft aan uw verzoek, zal u daarvan in kennis gesteld worden.

10.1. Recht op informatie

Dit recht staat in verband met de verplichting voor Advisory Team om bepaalde informatie op eigen initiatief te verstrekken aan betrokkenen. Het recht op informatie vormt de basis voor (de uitoefening van) alle andere rechten.

Advisory Team komt aan haar verplichting tegemoet door middel van vrije terbeschikkingstelling van deze Privacy Policy.

10.2. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om op elk moment informatie te bekomen over de u betreffende persoonsgegevens, alsook inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en volgende informatie:

· de verwerkingsdoeleinden,

· de betrokken categorieën van persoonsgegevens,

· de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, met name ontvangers in derde landen of internationale organisaties,

· indien mogelijk, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, of indien dat niet mogelijk is, de criteria om die termijn te bepalen,

· wanneer de persoonsgegevens niet bij uzelf werden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van die gegevens.

U kan kosteloos één kopie bekomen van de door Advisory Team verwerkte persoonsgegevens. Voor bijkomende kopieën, kan een administratieve kosten worden aangerekend. Wanneer u uw verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt de informatie in een gangbare elektronische vorm verstrekt.

10.3. Recht op rectificatie

Wanneer de persoonsgegevens die Advisory Team van u bewaart onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om Advisory Team te verzoeken om rectificatie of, met inachtneming van de verwerkingsdoeleinden, uw persoonsgegevens aan te vullen.

Zolang de correctheid van uw persoonsgegevens wordt betwist en er een verzoek tot rectificatie in behandeling is, kan u Advisory Team verzoeken de verwerking te beperken (helemaal niet verwerken, niet delen met derden…).

10.4. Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om Advisory Team te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.

Advisory Team zal in dat geval zonder onredelijke vertraging gevolg geven aan dat verzoek wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is:

· de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt,

· u trekt de toestemming waarop de verwerking berust in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking,

· u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking,

· uw persoonsgegevens werden onrechtmatig verwerkt,

· uw persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het Belgische recht neergelegde wettelijke verplichting.

Er kan niet zonder meer worden ingegaan op uw verzoek door Advisory Team voor zover verwerking noodzakelijk is. Dit is onder meer het geval voor:

· de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie.

· voor het nakomen van een in een het Unierecht of het Belgische recht neergelegde wettelijke verwerkingsverplichting of voor het vervullen van een taak van algemeen belang,

· voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

10.5. Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht Advisory Team te verzoeken de gegevensverwerking te beperken in de volgende gevallen:

· U betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die Advisory Team in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren.

· De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan.

· Advisory Team heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

· U heeft overeenkomstig f. bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Advisory Team zwaarder wegen dan de uwe.

In deze gevallen worden persoonsgegevens, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerkt met uw toestemming of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Unie of voor een lidstaat.

Indien u een beperking van de verwerking heeft verkregen, wordt u door Advisory Team op de hoogte gebracht voordat de beperking van de verwerking wordt opgeheven.

10.6. Recht van bezwaar

U heeft ten allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Advisory Team staakt in dat geval de verwerking van de persoonsgegevens tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen worden aangevoerd die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

10.7. Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht Advisory Team te verzoeken de door u meegedeelde persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, indien deze verwerking berust op toestemming of uitvoering van een contract en de verwerking via geautomatiseerde procedés geschiedde.

10.8. Recht om klacht in te dienen bij toezichthoudende overheid

In geval u van oordeel bent dat Advisory Team uw rechten miskend heeft en onvoldoende heeft gedaan om die miskenning ongedaan te maken, heeft u alsnog de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, per post aan B-1000 BRUSSEL (België), Drukpersstraat 35, per e-mail op commission@privacycommission.be, of per telefoon op +32 2 274 48 00.

11. Datalekken

Indien zich een datalek of een inbreuk op de persoonsgegevens zou voordoen, wordt dit binnen de 72 uren gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Indien buitengewone omstandigheden ertoe leiden dat deze termijn niet kan worden nageleefd, wordt dit omstandig gemotiveerd.

Indien het datalek of de inbreuk op de persoonsgegevens een waarschijnlijk hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, wordt u onverwijld over dit lek of deze inbreuk geïnformeerd.

Deze kennisgeving vindt niet plaats wanneer de gelekte gegevens beschermd worden door passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen die de persoonsgegevens onbegrijpelijk maken voor onbevoegden, zoals versleuteling, wanneer er achteraf maatregelen werden genomen om ervoor te zorgen dat het vermelde risico voor uw rechten en vrijheden zich waarschijnlijk niet zal voordoen, of wanneer de mededeling onevenredige inspanningen zou vergen. In dit laatste geval zal u in de mate van het redelijk mogelijke verwittigd worden door een vermelding op de website …

Indien u verwittigd dient te worden van een datalek of een inbreuk op de persoonsgegevens, bevat deze kennisgeving de aard van de inbreuk, de aard van de gegevens in kwestie, de contactgegevens voor het bekomen van meer informatie, de waarschijnlijke gevolgen van het lek of de inbreuk en de maatregelen die werden voorgesteld of genomen om de inbreuk aan te pakken.

12. DPO

Gelet op de aard en de omvang van de activiteit valt Advisory Team niet onder de toepassingsvoorwaarden van artikel 35 AVG en werd er geen DPO aangesteld. Van zodra dit wel het geval zou zijn, zal dit hier opgenomen worden.

13. Register

Advisory Team houdt intern een register bij waarin wordt opgenomen welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt worden, welke de verwerkingsdoeleinden zijn, hoe lang de gegevens bewaard worden en wie er toegang toe heeft. Ook wordt een register bijgehouden met eventuele datalekken.

___